Внедрение процессного подхода в организации
Определение 1
Процессный подход — это совокупность принципов и методов управления деятельностью организации, которые исходят из необходимости выделения и рассмотрения взаимосвязанных бизнес-процессов.
Сущность процессного подхода
В настоящее время у бизнесменов все большую популярность набирает такая методология управления организациями, как процессный подход. Он известен так же, как управление бизнес-процессами.
Замечание 1
Процессный подход к управлению организацией (точнее говоря — ее функционированием) заключается в том, чтобы выделить и рассмотреть взаимосвязанные бизнес-процессы. Причем данная взаимосвязь имеет место не только между самими бизнес-процессами, но и еще между ними и внешней средой.
Все бизнес-процессы современной организации существуют в виде системы или сети. При этом отдельно выделяют такие крупные блоки бизнес-процессов, как процессы производственного цикла и процессы управления / обеспечения необходимыми ресурсами.
Внедрение процессного подхода в организации — это один из принципов стандартов ISO 9000, которые устанавливают требования к системе менеджмента качества. Это значит, что деловое сообщество на основе мирового опыта признало необходимость реализации данного принципа. Во многом это объясняется теми преимуществами, которые процессный подход может принести организации:
- клиентоориентированность;
- нацеленность на результат;
- гибкость, которая проявляется в более оперативном принятии решений и в проведении инноваций в связи с изменением внешней среды;
- непрерывность управления;
- возможность построения эффективной системы мотивации, которая была бы направлена на максимальный учет результатов работы;
- прозрачность за счет описания бизнес-процессов, их разумной формализации.
Ключевым понятием процессного подхода является понятие бизнес-процесса. Им принято называть регулярно повторяющуюся последовательность действий, которые ориентированы на получение заданного, ценного для организации результата.
Этапы внедрения процессного подхода в организации
Процессный подход в организации обычно внедряется в результате реализации последовательного ряда этапов. В обобщенном виде их можно представить следующим образом:
- Создание каталога бизнес-процессов.
- Выполнение верхнеуровневого и детального описания бизнес-процессов.
- Формирование ролевой модели.
Для того чтобы управлять бизнес-процессами в организации, можно воспользоваться многочисленными методическими рекомендациями и стандартами. В то же время каждая организация имеет право на самостоятельный выбор себе ролевой модели и принципов процессного подхода. Как правило, эта информация находится в специальном документе организации, который называется политикой управления бизнес-процессами.
Составление каталога бизнес-процессов является первым шагом к внедрению процессного подхода в организации. Каталог бизнес-процессов представляет собой полный иерархический перечень всех бизнес-процессов организации.
Обычно каталог бизнес-процессов визуализируют в виде таблицы (иерархического перечня) или графической схемы. Он содержит в себе основные сведения о бизнес-процессах, а именно — тип бизнес-процесса, роли в нем, регламентирующие его документы, результаты бизнес-процесса, требования к результату.
В организациях, как правило, выделяют следующие типы бизнес-процессов:
- основные процессы — это процессы, ради которых была создана организация;
- обеспечивающие (поддерживающие) процессы — это процессы, которые необходимы для функционирования организации, но не имеют внешнего по отношению к ней потребителя (например, кадровые и финансовые процессы);
- управленческие процессы — это процессы принятия решений внутри организации, которые направлены на управление организацией в целом;
- процессы развития — это процессы управления изменениями внутри организации, а также процессы, которые направлены на развитие всех ее элементов.
Каталог бизнес-процессов должен быть согласован со всеми структурными подразделениями организациями. При этом важно учесть границы бизнес-процессов (это предотвращает возникновение «пустых» зон в каталоге). С этой целью проводят верхнеуровневое описание бизнес-процессов. Оно заключается в использовании модели SIPOC. В соответствии с ней определяют потребности пользователя, заказчика, необходимые шаги для получения продукта и сигнал для начала выполнения процесса.
Детальное описание каждого бизнес-процесса может быть осуществлено в текстовой (наиболее распространенная форма), табличной (шаги внутри бизнес-процесса представляют в виде иерархического перечня) или графической (в виде схематического изображения, блок-схемы и т.п.) форме. Стоит учитывать, что при описании бизнес-процесса важно изучать, как он идет в реальной жизни. С этой целью регулярно проводят аудит.
Формирование ролевой модели управления бизнес-процессами организации означает распределение четырех основных ролей: владельца, архитектора, участника и процессного офиса. Владелец как ключевая фигура несет ответственность за бизнес-процесс и наделен по отношению к нему полномочиями и ресурсами. Архитектор обычно знает все детали бизнес-процесса. Участник выполняет шаги бизнес-процесса, которые закреплены за подразделением или сотрудником. Процессный офис отвечает за методологию, описание бизнес-процессов, мониторинг и оптимизацию.
Таким образом, процессный подход может быть успешно внедрен в систему управления функционированием организацией в результате последовательной реализации ряда этапов. Их содержание и последовательность были разработаны на основе многолетнего опыта большого числа компаний, которые на практике доказали эффективность или, наоборот, ошибочность выполнения тех или иных шагов.