Определение 1
Организационно-распорядительная документация — это совокупность документов, которыми установлены права, обязанности, цели, задачи, функции работников и руководителей по выполнению конкретных действий в рамках операционной деятельности организации.
Понятие организационно-распорядительной документации
Составной частью деятельности по управлению качеством в организации является разработка организационно-распорядительной документации. Речь идет про комплекс документов, в которых закреплены правовые статусы руководителей и рядовых работников организации (т. е. их права, обязанности, цели, задачи, функции). Их работа связана с выполнением конкретных действий, которые обусловлены содержанием операционной деятельности организации.
Организационно-распорядительная документация в большинстве случаев представлена следующими документами: Уставом организации, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, приказами, распоряжениями, актами, протоколами, заявлениями, письмами, докладными записками и др. Издание этих организационно-распорядительных документов является способом осуществления в организации управленческой деятельности.
Оформление организационно-распорядительной документации
Организационно-распорядительная документация должна разрабатываться, оформляться и излагаться в соответствии с требованиями, которые удовлетворяют положениям утвержденных государственных и международных стандартов. В частности, требуется краткое и четкое изложение организационно-распорядительных документов, которое бы исключало их двоякое толкование. В данном случае нельзя использовать нестандартную терминологию.
Организационно-распорядительные документы печатаются на листах формата А4 и А5, которые должны иметь поля со всех сторон. Текст документов печатают через полтора (если бланк формата А4) или один (если бланк формата А5) межстрочный интервал. Шрифт должен иметь размер 14 кеглей, при этом допускается использование шрифта размером 12 кеглей.
Если организационно-распорядительный документ состоит из нескольких страниц, то они должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.
Датой создания документа обычно является дата его подписания или утверждения. Если документ оформлен в виде протокола, то датой его создания будет дата заседания (принятия управленческого решения), а если в виде акта, то — дата события. В случае составления документа несколькими организациями указывают наиболее позднюю дату подписания.
Те организационно-распорядительные документы, которые чаще всего разрабатываются и используются, выполняются на бланках установленного образца. Так, чаще всего устанавливают следующие виды бланков:
- общий бланк организации;
- бланк служебного письма;
- бланк служебного письма на иностранном (английском) языке;
- специальный бланк для служебной переписки по техническим вопросам разрабатываемого проекта;
- бланк факса;
- бланк приказа;
- бланк командировочного удостоверения и др.
Конкретные виды документов выполняются на бумаге формата А4 по установленной форме.
Реквизиты организационно-распорядительной документации
Разрабатываемый организационно-распорядительный документ включает в себя несколько реквизитов, т. е. обязательных частей, которые дают пользователям возможность получения необходимой информации. Количество реквизитов документа может достигать двух-трех десятков.
Реквизитами организационно-распорядительных документов являются дата документа, регистрационный номер, ссылки на них, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения, резолюция, отметка о контроле, заголовок к тексту, сам текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы, печать, штамп «копия верна», отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа, отметка о поступлении документа в организацию, знак соответствия системы менеджмента качества.
Следует отметить, что не все перечисленные реквизиты используются при оформлении организационно-распорядительного документа. Некоторые из них обязательны, но часть — используется только в определенных случаях.
Хранение организационно-распорядительной документации
После разработки организационно-распорядительной документации в организации осуществляют их формирование и хранение в подразделениях (в папках). При формировании документов в папки нужно изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки.
Как правило, в папки группируют документы, которые были оформлены в одном календарном году. В самих папках документы должны располагаться в хронологическом порядке по датам исполнения.
В папках нельзя подвешивать неисполненные документы или документы, которые не располагают на себе необходимые отметки об исполнении, подписи, визы, даты и номера. Еще одно требование заключается в отдельном формировании приказов по личному составу от приказов по основной деятельности организации.
Документы нужно раскладывать по папкам в день их исполнения. Документы вышестоящих организаций следует формировать и впоследствии хранить по принадлежности в структурных подразделениях данной организации. Документы, которые исходят от руководства (это, например, приказы и распоряжения), формируют и хранят в отделе кадров.
Таким образом, современные организации не могут функционировать без разработки организационно-распорядительной документации. Этот процесс регламентирован несколькими национальными и международными стандартами, поскольку уровень выполнения этих операций вносит значительный вклад в качество менеджмента, осуществляемого внутри организации.