Проектирование организации
Структура управления организации
При создании организации очень важно не только определить сферу деятельности и принципы работы, но и определить структуру организации, закрепить ее формально. Структура организации – это набор фиксированных взаимосвязей, существующих между отделами и работниками организации, схема координации разных этапов рабочего процесса. Схема организации показывает состав отделов и их место в иерархии, а должностные инструкции описывают рабочие функции отделов.
Определение
Организационная структура – это система поведения людей в рамках организации. Организационная структура управления – это система взаимосвязей подразделений организации и отдельных работников, которые выполняют функции управления.
Формирование организационных структур управления актуально на этапе проектирования организации в условиях рыночной экономики. Без четкого проекта организационной структуры управления дальнейшее совершенствование управления затрудняется, как и общее повышение эффективности работы. Причины необходимости проектирования:
- В условиях меняющегося рынка сложно оперировать статичными методами управления, особенно если они устаревают и не соответствуют требованиям рынка, появляется риск деформации задач управления;
- Для бесперебойной работы производства необходима схема управления техническими системами. Автоматизация производства облегчает процесс работы, но не заменяет всей схемы работы организации, здесь необходим комплексный подход;
- Структура опирается на опыт участников, известные схемы управления, интуицию и научные методы проектирования, что позволяет использовать весь этот инструментарий в работе организации;
- Проектирование осуществляется специалистами, которые владеют методологией формирования организационных систем управления.
В процессе разработки организационной структуры как четкого набора методов и органов управления учитываются функции управления, которые будет выполнять тот или иной отдел.
Проектирование структуры управления
При проектировании учитывается система целей, общая стратегия и миссия, а также распределение целей и задач между звеньями организации. В систему включаются состав подразделений и их взаимосвязь, распределение ответственности, организация коммуникаций, информационных потоков, документооборота. Организационная структура так же включает в себя общую поведенческую систему для отдельных работников и групп людей, которые взаимодействуют с целью решения общих задач.
Многоплановость организационной структуры и наличие множества составных элементов не позволяют использовать четкие и однозначные методы построения (как формальные, так и неформальные). Здесь нужно использовать сочетание научного инструментария на основе системного подхода и аналитической работы экспертов, учитывать как отечественный, так и зарубежный опыт. Любое проектирование начинается сначала с целей, затем – расстановки задач, а после определяется механизм достижения целей.
Системный подход позволяет:
- держать в поле зрения все задачи управления;
- выявить все управленческие функции и связать их с задачами;
- распределить ответственность по всем ступеням иерархии будущей организации;
- оформить связи не только по вертикали, но и по горизонтали (между работниками одного уровня).
До недавнего времени проектирование управления происходило с помощью нормативных методов, что вело к однообразию организационных структур управления, старые шаблоны организаций переходили в современный рынок без учета того, что некоторые функции и должности могут быть устаревшими. Аппарат управления повторял старые схемы распределения прав и ответственности. Методики проектирования ориентировались на функции, строгий регламент процесса управления. Исходя из функций определялись задачи отделов. Но в современных условиях нестабильного рынка целевой подход более оправдан. Когда цели и задачи ставятся на первое место, чем набор функций в отделах, распределение системы управления происходит более эффективно. Особенно это важно при проектировании акционерных обществ, крупных корпораций, при решении финансовых проблем и проблем с качеством продукции.
Процесс проектирования с ориентировкой на цели и задачи выглядит следующим образом:
Эффективность организационной структуры
Основная цель большинства организаций на рынке – удовлетворение потребностей в товарах и услугах. Чем больше система целей определяет организационную структуру, тем эффективней деятельность организации. Но не только система целей определяет общую эффективность структуры, существует набор показателей, которые могут меняться в зависимости от сферы деятельности, размера организации и т.д.
Нужно учитывать следующие параметры:
- как организационная структура обеспечивает достижение целей;
- как построение и процессы внутри организации соответствуют своим функциональным назначениям (есть ли лишние действия, отклонения и т.д.);
- насколько полно достигаются цели;
- насколько устойчива организация на рынке;
- насколько регулярно и стабильно выполняются задачи.
Из нормативных показателей используются следующие:
- размер переработанной информации за определенный период времени;
- оперативность принятия решений (исходя из временных показателей);
- стабильность управленческого аппарата (есть ли текучесть кадров, уровень квалификации, опыт, и т.д.);
- гибкость в принятии решений;
- способность адаптироваться к внешней среде;
- численность аппарата управления и ее обоснованность.