Организация бюджетирования на предприятии

1. Как выглядит финансовая структура предприятия
2. Бюджетная структура и его основные положения
3. Бюджет расходов и доходов и его положение
4. Понятие о доходах внутри предприятия
5. Бюджетный комитет и его функции

Для каждого предприятия, важно правильно организовать бюджетную программу, которая будет эффективно функционировать. Организация требует ряд подготовительных работ, а именно:

• проектирование финансовой структуры предприятия;
• разработка бюджетной политики предприятия;
• распорядок бюджетирования;
• работа со структурой бюджета

Как выглядит финансовая структура предприятия

Финансовая структура предприятия является основой его правильного и эффективного управления. На примере, в виде схемы, можно рассмотреть с него начинается и как формируется финансовая структура управления предприятием.

Рисунок. Финансовая структура

Исходя из данного механизма формирования структуры управления, есть так же несколько вариантов для создания финансовой структуры предприятия:

1. Подобная схема организационной структуры управления;
2. Структура с объединёнными элементами организации;
3. Структура отдельных частей базовой структуры организационного управления

При создании финансовой структуры предприятия, можно использовать некоторые виды центров ответственности. Если на предприятии есть один вид деятельности, тогда одну часть его отрасли можно считать как центры затрат, а другую часть — как центр дохода. В таком понятии, предприятие будет выглядеть как инвестиционный центр. Как это будет выглядеть, можно рассмотреть на примере схемы, как располагаются центры ответственности на предприятии:

Рисунок. Структура центров ответственности предприятия с одним видом деятельности

Когда предприятие, занимается несколькими видами деятельности, два из них будут считаться как центр маржинального дохода, а остальные как центры затрат. Центрами деятельности маржинального дохода выполняют производственный и операционный отделы предприятия. Что касается отдела продаж, здесь существует два подразделения, являющихся центрами дохода. Его пример, рассмотрим на следующей схеме:

Рисунок. Структура центров ответственности предприятия с несколькими видами деятельности

Как построена финансовая структура, можно рассмотреть на примере предприятия с деятельностью легкой промышленности. На предприятии есть центр дохода и центр затрат. Центр дохода имеет несколько подразделений, а центр затрат выглядит как отдельный цех, где в основе лежит вспомогательное производство.

Наиболее эффективный подход к финансовой структуре, которая находится на базе ЦО, предназначается для:

• бюджетного процесса;
• ведение учета по центрам с финансовой ответственностью;
• стимулирование сотрудников 

Пример финансовой структуры управления предприятием, показано на рисунке:

Бюджетная структура и его основные положения

Генеральный бюджет создается с помощью классификаторов бюджета, необходимых для организации финансовой структуры управления предприятия. В этом помогает методика матричной проекции, а так же разработка взаимосвязи всех компонентов. Впоследствии выполнения этих операций создается «Положение о бюджетной структуре» и положение отдельных бюджетов.

Состав бюджета и его основных статей составляют «Положение бюджетной структуры». Этот документ делится на статьи, которые регламентируют выполнение работы бюджетными центрами и финансовой ответственности. Что касается положений отдельных бюджетов, они нужны для детальной информации о данных предыдущего положения и понятия системы порядка создания конкретного бюджета. Положения отдельных бюджетов определены целями и задачами, системой контроля бюджета, формированием таблиц и статей центрами финансовой отчетности.

Бюджетный регламент состоит из:

• период бюджетирования;
• возможные изменения бюджета на определенный период;
• изучение формы для бюджетных таблиц;
• документация для создания отдельных бюджетов;
• планирование документооборота

Система формирования Положения бюджетной структуры, показана на примере:

Бюджет расходов и доходов и его положение

Документ, который регулирует бюджетирование доходов и расходов называется Положением о бюджете доходов расходов. Положение о доходах и расходах, имеет несколько важных задач, а именно:

• бюджетная политика предприятия предусматривает ведение бюджетного процесса и анализа приходов и расходов, с учетом уровня детализации;
• обеспечить гарантированную поддержку в управлении доходами предприятия;
• бюджетный контроль доходов и расходов предприятия с помощью центра консолидации, где контролируется правильность заполнения формы бюджета, суммы расходов по лимиту, соответствие с бюджетным регламентом;

Уполномоченное лицо по выполнению бюджетирования предприятия, должно предоставлять формы бюджетов доходов и расходов в центр консолидации. Вместе с тем, в центре консолидации, могут потребовать дополнительные документы:

• аналитические данные, в которых отражается все необходимая информация для составления документов;
• объяснение конкретных сумм, представленных в документе;
• другие документы, относящиеся к бюджетированию доходов и расходов 

В случае, если предприятие не выполнило доходную часть бюджетирования, центр консолидации, имеет право сократить расходную часть. Подобное решение принимает руководитель предприятия. Если выполнено сверхплановую работу, руководитель предприятия определяет случай по каждому отдельному факту расходов, в соответствии наличия текущих активов.

Исходя из специфики работы и направления деятельности каждого предприятия, бюджетный регламент доходов и расходов, ведется 12 месяцев, поквартально. В первый месяц первого квартала обозначаются плановые значения работы, второго и третьего месяца квартала. Второй месяц первого квартала предусматривает деление и исправления плановой информации на второй квартал. Выполненная работа третьего месяца первого квартала, способствует корректировке планов второго и третьего месяца на второй квартал. На основе всех этих данных, составляется график на третий квартал.

В бюджетной политике предприятия отражаются такие основные моменты:

• создание и оценка предварительной себестоимости товара;
• расчет калькуляции доходов и расходов в бюджете;
• отражение кредиторской и дебиторской задолженности;
• оценка имущества;
• планирование дохода от продаж

Кроме этих моментов, в бюджетной политике контролируются такие важные вопросы:

• формирование бюджета согласно стандартам;
• бюджетные статьи;
• основные правила, которые предусматривают корректировку бюджетных статей;
• выполнение работы по бюджету.

Понятие о доходах внутри предприятия

В период организации бюджета, бывает передача доходов и расходов внутри предприятия. Поэтому, во время планирования работы предприятия и ведения бухгалтерского учета, следует контролировать подобные явления, так как могут возникнуть двойные расчеты.

Как пример, можно рассмотреть ситуацию, которая имеет место практически на каждом предприятии с промышленной деятельностью. Цех по ремонтно-механическим работам, занимается ремонтом, техническим обслуживанием производственного оборудования. Здесь центром финансовой ответственности, должно браться к вниманию расходы на предоставления услуг. В свою очередь основной цех, центра финансовой ответственности в период создания бюджета, должен учитывать такие расходы, согласно статье «Услуги вспомогательных отделов».

Бюджетный комитет и его функции

На достаточно крупных предприятиях, создается бюджетный комитет, который отвечает за создание бюджета и выполнение контроля за ним. Бюджетный комитет представляет собой определенное количество сотрудников всех центров ответственности. Но так же, кроме сотрудников, в бюджетный комитет может входить руководство предприятия. Бюджетный комитет, выполняет такие основные функции:

• занимается утверждением финансовых и операционных бюджетов;
• группирует операционные и финансовые бюджеты в генеральный бюджет;
• проводит анализ возможных причин отклонения от бюджетов;
• модифицирует стратегический бюджет в операционный;
• занимается решением конфликтных ситуаций, которые могут возникнуть в процессе создания бюджета;
• проводит собрания

Кроме этого, к работе бюджетного комитета, относится так же рассмотрение вопросов об ответственности сотрудников, оценка нормативов, анализ правильности распределения всех затрат несколькими центрами ответственности, оговаривает трансфертную цену, распределение общих затрат в центрах прибыли, а так же отвечает за взаимодействие всех участников бюджетного комитета.

Как пример, формирования и контроля бюджета, можно рассмотреть таблицу:

Показатель
Исполнитель
Плановая дата
Фактическая дата

Общая цель

Задача по каждом отделе

Осуществить оценку
Финансовая потребность

Потребность в сотрудниках

Размер продаж

Другое

Составление бюджета
Производство

Продажи

Материалы

Другое

Бюджет движения денежных средств

Бюджет капитальных вложений

Бюджет НИОКР

Создание бюджета по отделам

Проверить бюджет, внести корректировку

Периодическая отчетность  бюджетирования

Отклонения плановых и фактических показателей

Составление рекомендаций по улучшению будущего бюджетирования