Определение 1
Документ — это зафиксированная на каком-либо материальном носителе информация, сопровождаемая реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Работа с документацией должна осуществляться по соответствующим правилам, включая рациональный документооборот, формирование информационных и поисковых систем, подготовку документации и ее передачу в архив.
Разновидности документов в гостиницах
Все средства размещения в нашей стране должны работать в соответствии с Постановлением Правительства РФ «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в РФ». Этот документ гласит, что владелец отеля или гостиницы, зарегистрированный в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя, должен предоставлять потребителям с целью ознакомления следующую информацию и документы:
- правила предоставления гостиничных услуг, утвержденные Правительством для РФ;
- документ, содержащий информацию о предприятии, в т. ч. название гостиницы, ее юридический адрес, режим работы (ИП предоставляют сведения о государственной регистрации и наименовании органа, проводившего регистрацию, номер контактного телефона);
- свидетельство, которое содержит сведения о категории, присвоенной отелю;
- сведения, которые подтверждают соответствие услуг установленным требованиям (например, номер сертификата соответствия со сроком действия, наименование органа, выдавшего сертификат, регистрационный номер декларации о соответствии со сроком действия и наименованием исполнителя и др.);
- информация о номере лицензии, включая срок ее действия и сведения об органе, который выдал лицензию (при условии, если вид деятельности должен подлежать лицензированию);
- выдержка из государственного стандарта, который устанавливает требования в сфере оказания соответствующих услуг.
Дополнительно в отеле должна быть разработана документация, в которой содержится информация о стоимости номеров (мест в номере), перечне услуг, которые в нее входят. Постояльцы могут узнать из соответствующих документов сведения о перечне и цене дополнительных услуг, о порядке и форме оплаты и др.
Отдельные административные документы гостиниц касаются порядка проживания, сведений о деятельности размещенных в отеле организаций общественного питания, торговли, связи, бытового обслуживания и др. Также есть документы, которые содержат информацию об органе по защите прав потребителей при местной администрации или о вышестоящей организации (при ее наличии).
Документация в области правового регулирования деятельности отелей
Документы необходимы для осуществления правового регулирования оказания гостиничных услуг в РФ. Они помогают эффективно вести гостиничный бизнес, формируя основу для развития работы гостиничных предприятий. С помощью документации происходит защита прав и интересов всех участников гостиничной деятельности.
Существует перечень основных нормативных и законодательных документов, которые регулируют ведение гостиничной деятельности. Они включают:
- Закон РФ «О защите прав потребителей», регулирующий отношения между потребителями и изготовителями, исполнителями, импортерами, продавцами при продаже продукции (выполнении работ, оказании услуг).
- ФЗ «О пожарной безопасности», определяющий общую правовую, экономическую и социальную основу в сфере обеспечения пожарной безопасности.
- ФЗ «Об основах туристской деятельности в РФ», предопределяющий принципы политики государства, которая концентрируется на установке правовой основы единого туристского рынка в нашей стране.
- ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов», занимающийся регулированием отношений в сфере обеспечения качества пищевых продуктов и их безопасности для человеческого здоровья.
Внутренние документы гостиницы
Помимо документации, которая регулирует деятельность гостиниц и отелей в нашей стране, существует внутренняя документация отеля. С ее помощью работники фиксируют все операции, которые осуществляются в средстве размещения. Для работы утверждаются формы документов строгой отчетности. Так, в своей деятельности сотрудники службы приема и размещения заполняют их и передают в виде отчета генеральному директору (вышестоящий орган гостиницы).
Формы включают краткие указания в сфере их применения и заполнения. Это помогает обеспечивать единую методологию и систему показателей в учетной документации, охватывающую учет услуг и расчетов по ним.
Документы строгой отчетности включают несколько базовых форм:
- Анкета (форма 1-Г), которую заполняют гости, прибывшие в командировку или на совещание (конференцию).
- Журнал регистрации иностранных граждан (форма 2-Г), который заполняет дежурный администратор или сотрудник бюро обслуживания на основе визы или паспорта.
- Счета (формы 3-Г и 3-Гм), которые заполняются в процессе оформлении оплаты за бронь или проживание.
- Карта гостя (форма 4-Г), которая дает гостю право получить ключ от номера и внеочередное обслуживание в организациях питания и др.
- Кассовый отчет (форма 5-Г), формируемый в 2 экземплярах (фиксируются расчеты с проживающими).
В некоторых случаях в работе гостиницы может потребоваться такой документ, как акт о порче имущества. Работник составляет его в трех экземплярах (для бухгалтерии, материально-ответственного лица, плательщика).
Формы первичного учета используются в отелях вне зависимости от форм собственности и не подлежат каким-либо изменениям и дополнениям. Выполнение предписаний, которые указываются в первичных документах, становится минимумом. Его нужно исполнять для успешного функционирования отеля.
Для правильной организации работы в смене, администраторы гостиниц могут использовать различные документы, которые помогают осуществить процесс регистрации, заселения и выселения. Эти документы представлены картой движения номерного фонда, шахматкой заселения и шахматкой дополнительных услуг.