Аудит систем менеджмента качества
Определение 1
Аудит — это независимая оценка отчетности, данных учета и функционирования организации или проекта.
Сущность аудита систем менеджмента качества
Одним из условий эффективного функционирования на предприятии системы менеджмента качества является проведение ее аудита. Характеристиками данного процесса являются систематичность, независимость и документированность.
Сущность аудита заключается в объективной оценке полученных свидетельств. По итогам данной оценки определяется степень выполнения требований международных и внутренних стандартов, государственных регламентов. Кроме того, благодаря аудиту системы менеджмента качества может быть оценена эффективность работы этого подразделения предприятия.
Аудит системы менеджмента качества направлен, прежде всего, на достижение следующих целей:
- определить, соответствуют ли элементы системы менеджмента качества установленным требованиям или нет;
- оценить эффективность системы менеджмента качества в подразделении предприятия;
- проверить качество предоставления услуги;
- своевременно обнаружить проблемы в подразделении предприятия;
- обеспечить обратную связь, что является условием для выполнения корректирующих мероприятий.
Если установленные требования не выполняются, то аудиторы делают вывод о несоответствии. В случае небольшого отклонения от установленных требований имеют место несущественные несоответствия. Существенные несоответствия заключаются в невыполнении любого из пунктов стандарта или регламента.
Несоответствия, которые обнаружены во время аудита, являются потенциалом для улучшения системы менеджмента качества. Это улучшение осуществляется путем совершения корректирующих и предупреждающих действий.
Процедура аудита систем менеджмента качества
Процесс проведения аудита системы менеджмента качества обычно состоит из трех этапов:
- Предварительная проверка документации.
- Проверка на месте.
- Составление отчета по аудиту.
Аудит системы менеджмента качества начинается с предварительной проверки системной документации по обеспечению качества в полном объеме. Аудиторы нередко еще перед основным аудитом запрашивают у предприятий основную документацию (в настоящее время — в электронном виде), которая подлежит предварительному изучению.
В этом случае предприятия подписывают с аудитором соглашение о конфиденциальности. Они анализируют результаты предшествующих аудитов, в которых внимание акцентируют несоответствиям, корректирующим мерам и отметкам об их выполнении.
Этап проверки на месте представлен следующими действиями:
- Проведение вводной беседы с сотрудниками подразделения, в рамках которой им объясняются цели и задачи проводимого аудита, а также определяются документы и элементы системы для более детального изучения.
- Проведение аудитных бесед с отдельными сотрудниками подразделения на их рабочих местах, в рамках которых осуществляется проверка предположений, сделанные при работе с документами, определяются объекты для выборочных проверок, задаются вопросы на основе контрольных перечней.
- Осуществление выборочных проверок, в качестве объектов которых выступают данные аудитных бесед и результаты предварительного изучения документов;
- Проведение заключительной беседы, в ходе которой аудитор подводит основные итоги проведенного аудита и дает обоснование оценок несоответствий.
При проведении аудита системы менеджмента качества нередко используют фотоаппарат. Его наличие является преимуществом, поскольку видеофиксация помогает установить несоответствия вплоть до конечного потребителя, избежать фальсификации и субъективизма, а фотографии воспринимаются как определяющий наглядный фактор.
При проведении аудита системы качества менеджмента нужно обратить внимание на ряд ключевых пунктов. Таковыми являются состояние и результаты деятельности аудитируемого подразделения, факторы риска и уровень соответствия стандартам (регламентам), соблюдение технологических параметров, система внутреннего контроля, качество предоставления услуги.
Несоответствия должны быть подтверждены объективными доказательствами. Они, как правило, представлены демонстрациями различий, во-первых, между Руководством по качеству и связанными процедурами, во-вторых, между стандартами и реальным выполнением процесса. Причем эти демонстрации должны быть основаны на фактах.
По завершении процедуры аудита системы менеджмента качества аудитор составляет отчет. Это – документ, который отражает обнаруженные несоответствия, решения о корректирующих действиях, назначение ответственных за исправление несоответствий, установление сроков исправления несоответствий.
После того, как рекомендуемые корректирующие действия будут реализованы, руководитель аудитируемого подразделения предприятия сообщает об этом главному аудитору. Это делается для того, чтобы аудитор в последующем провел инспекционный контроль, что фиксируется при помощи дополнительных отметок, которые делаются в протоколе о несоответствии (отчете по аудиту).
Именно на результатах аудита системы менеджмента качества базируется дальнейшая деятельность по проведению регулярного анализа, оценки состояния и определения эффективности этой системы руководством предприятия. Сводная информация о результатах аудитов системы менеджмента качества, которые были проведены в течение года, включается в ежегодный обзор системы управления на предприятии.