Информация для принятия управленческих решений
Определение 1
Анализ информации при принятии управленческих решений – это исследование путем разложения на составляющие совокупности сведений, применяемых в процессе принятия управленческих решений.
Сам термин «информация», несмотря на широчайшее употребление, не имеет общепризнанного определения. Информация, используемая при принятии управленческих решений, состоит из множества разнородных фактов и предположений, полученных разными способами из разных источников, влияющих на восприятие принимающим решения лицом степени и содержания неопределенности. Ключевым свойством такой информации является способность вызвать изменения. Получив какие-то сведения, принимающее решение лицо начинает вести себя по-другому, может склониться к выбору другой альтернативы (по сравнению с предпочитаемой до получения информации) или запросить дополнительные сведения.
Информация, используемая при принятии управленческих решений, бывает разных типов:
- факт,
- прогноз,
- оценка,
- обобщенная связь,
- слухи.
Определение 2
Фактом называют событие или условие, соблюдаемое напрямую.
Факты представляют собой простейшую разновидность информации.
Оценки характеризуются тем, что базируются на статистических приемах или на умозаключениях, а не на прямом подсчете или наблюдении.
Отличия оценок от действительных фактов обусловлены двумя причинами:
- оценки базируются на выборке, поэтому на них влияют ошибки выборки. Увеличение размера выборки и повышение ее репрезентативности снижает влияние этой ошибки,
- оценки базируются не на непосредственном наблюдении, поэтому на них влияет ошибка измерения. Более точные методы измерения уменьшают эту ошибку.
Определение 3
Прогнозы – это информация, касающаяся будущего и основанная на экстраполяции тенденций, аналогиях и здравом смысле.
Для построения оценок и прогнозов часто используют обобщенные связи. К примеру, по результатам наблюдений устанавливается связь между затратами на рекламу и увеличением выручки. Зная запланированные затраты на рекламу в следующем квартале, можно построить прогноз по выручке.
Замечание 1
Слух отличается от факта меньшей надежностью источника информации.
Очевидно, что предпочтительно использовать более надежные источники. Однако по некоторым объектам предприятиям приходится довольствоваться слухами (ярким примером может служить сбор сведений о действиях конкурентов). Иногда нет возможности оценить надежность источника, и тогда отличить слухи от фактов затруднительно. Поэтому слухи занимают определенное место в информационной структуре управленческих решений.
Информация, используемая при принятии управленческих решений, может быть поделена на три категории, характеризующие сведения по распространению и важности:
- информация по стратегическому планированию. Эта категория дает возможность руководителям высшего звена принимать решения по установлению стратегических целей, формулированию политики и аккумулированию ресурсов для достижения этих целей. В состав информации этой категории входят экономические прогнозы, перспективные оценки внешней среды, демографические тенденции,
- контрольная управленческая информация. Основными пользователями информации этой категории являются руководители среднего звена, координирующие различные подконтрольные действия, разрабатывающие оперативные планы и приводящие ресурсы в соответствие с задачами. Примерами такой информации могут служить отчеты от других менеджеров среднего звена, производственные сводки,
- оперативная информация. Эта категория информации обеспечивает принятие решений на нижнем уровне управления – по повседневным операциям, в частности, финансовым расчетам, расчетам заработной платы, при управлении запасами и определении графиков рабочего времени. К ней относятся сведения о действиях в смежных подразделениях, о взаимодействиях внутри предприятия и возникающих проблемах, политике и процедурах.
Получение и анализ информации в процессе принятия управленческих решений
В современных условиях при принятии управленческих решений лица, принимающие решения, могут учитывать ключевые аспекты взаимодействия «ситуация – принимающее решение лицо» путем анализа (на основе количественных и качественных оценок) формализуемых и неформализуемых компонентов ситуации осуществления активного управленческого воздействия.
Чтобы адекватно представить ситуацию, требуются не только количественные, но и качественные данные. Их источником могут стать социологические опросы, применение экспертных методов.
Информация, касающаяся ситуации принятия решения, должна характеризоваться достоверностью и полнотой. Если она не отвечает этим требованиям, увеличивается риск принятия неэффективного или ошибочного управленческого решения. Проблемы возникают и при наличии избыточной информации, потому что лицо, принимающее решения, вынуждено предварительно отбирать из всего массива информации ту, которая представляет интерес и важна для принятия решения.
При анализе информации в процессе принятия управленческого решения целесообразно формировать аналитический материал, в котором отражаются основные тенденции и особенности развития ситуации. Таким аналитическим материалом должны заниматься компетентные специалисты.
Не менее важным потребительским свойством информации является точность.
Определение 4
Точностью информации называют заданную степень ее приближения к истинным значениям показателей.
Для разных управленческих функций и технико-экономических показателей определяются необходимые уровни точности информации. В качестве вероятностной оценки точности используется показатель достоверности.
Следующее свойство информации, применяемой в управленческих решениях – это актуальность.
Определение 5
Актуальностью информации называется степень ее соответствия реальному состоянию системы или объекта управления.
С актуальностью тесно связаны своевременность и оперативность информации. Сведения, актуальные некоторое время назад, могу утратить актуальность за время получения их лицом, принимающим решения.